PERSONDATAPOLITIK

Behandling af personoplysninger om brugere, kunder, samarbejdspartnere og ansatte


Denne politik er en del af DNA Arkitekters samlede dokumentation for, at virksomheden overholder den gældende persondatalovgivning.

Indsamling og behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplysninger, foretages altid i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalovgivning, og DNA Arkitekter behandler alene personoplysninger, hvis vi har et grundlag herfor. Derudover er DNA Arkitekter opmærksom på, at virksomheden alene må behandle de personoplysninger, der er nødvendige for at opnå formålet, ligesom personoplysninger alene må videregives til tredjemand, såfremt der er et særskilt og sagligt grundlag herfor.

I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes DNA Arkitekter som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du afgiver til os.

Behandling af personoplysninger

Hos DNA Arkitekter behandler virksomheden en række personoplysninger om alle vores brugere af hjemmesiden samt kunder og samarbejdspartnere. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler personoplysninger om brugere af vores tjenester på hjemmesiden, vores kunder, samarbejdspartnere og ansatte.

Grundlaget for at behandle dine personoplysninger vil som udgangspunkt være for at kunne besvare din henvendelse eller for at kunne opfylde den aftale om samarbejde, som du eller den virksomhed, du er ansat i, har indgået med os.

Ved modtagelse af henvendelser

Når du retter henvendelse til os pr. mail eller via de sociale medier, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Hvis du eksempelvis kontakter os på Facebook, vil vi - via Facebook - modtage visse oplysninger om dig i form af eksempelvis dit navn og et billede. De oplysninger, vi modtager, afhænger dog af, hvordan dine privatindstillinger på Facebook er. Hvis du henvender dig via mail, behandler vi ligeledes disse personoplysninger, herunder dit navn, e-mail, telefonnummer, postnr. og by samt det, henvendelsen drejer sig om.

Når du kontakter os telefonisk, vil vi - hvis det er relevant - notere dit navn og formålet med henvendelsen. Dette gør vi for at have mulighed for at følge op herpå samt at kunne dokumentere de henvendelser, vi modtager fra vores kunder. Du skal derfor være opmærksom på, at vi i nogle tilfælde noterer de relevante forhold, du oplyser os telefonisk, i vores system. Vi opfordrer dig til, at du ikke sender os nogle følsomme eller fortrolige personoplysninger via Facebook, LinkedIn, ansøgninger eller vores hjemmeside, f.eks. CPR- nr. eller kontooplysninger. Håndtering af kundeoplysninger Når du er kunde hos os, betyder det, at vi behandler en række personoplysninger om dig og de øvrige parter, der eventuelt er involveret i sagen. Vi opretter altid vores kunder i et sagshåndteringssystem. Når vi registrerer dig i dette system, sker det altid med følgende oplysninger:

- Navn og adresse

- Virksomhed

- E-mailadresse

- Telefonnummer

Hvis du er erhvervsdrivende, registrerer vi oftest en bestemt kontaktperson i vores system. Derudover vil vi notere, hvis virksomheden/kontaktpersonen har nogle bestemte interesser eller ønsker i forhold til vores ydelser. DNA Arkitekter indsamler og registrerer dine personoplysninger for at kunne administrere den aftale, vi har med dig for at kunne fakturere ydelsen samt for at kunne sende dig relevant information med tilknytning til sagen.

Opbevaringsperiode og sletteprocedurer

Persondatalovgivningen indeholder ikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal afgøres af os som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf lægger vi navnlig vægt på, om en fortsat opbevaring af personoplysningerne tjener et sagligt formål, eller om vi er forpligtet i medfør af lovgivningen til at opbevare bestemte oplysninger eller dokumenter. Senest efter ½ år slettes og makuleres dokumenter såsom uopfordrede ansøgninger og ansættelseskontrakter til tidligere medarbejdere. Derudover opbevares personfølsomme data i aflåst pengeskab.

Hvis du retter henvendelse til os

Vi opbevarer altid din henvendelse, indtil denne er færdigbehandlet. Såfremt din henvendelse resulterer i, at vi opretter en konkret sag, vil du herefter blive betragtet som kunde hos os, og sletningen af dine personoplysninger følger derfor vores sædvanlige procedure for håndtering af sagsakter.

Sikker behandling af personoplysninger Ud over at vi har adgang til dine personoplysninger, har DNA Arkitekter ligeledes givet adgang til en række databehandlere. Vi bruger eksempelvis databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (f.eks. backup, hosting af hjemmeside mv.), vi får løst eksternt. Etableringen af adgangene til dine oplysninger skyldes derfor alene, at databehandleren leverer en teknisk eller systemmæssig ydelse til os eller yder support på driften samt foretager fejlfinding. Opbevaring af eller etablering af adgang til oplysningerne hos databehandlerne er underlagt en række regler, og der er derfor indgået databehandleraftaler med samtlige databehandlere, der blandt andet skal sikre et passende sikkerhedsniveau, og herunder at dine oplysninger ikke kommer uvedkommende i hænde.

Videregivelse af personoplysninger

Hvis du er kunde hos os, kan det være nødvendigt for os at videregive dine oplysninger til andre aktører. Det kan eksempelvis være videregivelse af oplysninger til samarbejdspartnere, bank, forsikring og/eller revisorer. Dette skyldes, at vi i mange tilfælde er forpligtede til at videregive dine personoplysninger.

Dine rettigheder

Du har en række rettigheder overfor os som følge af, at vi behandler dine personoplysninger. Nedenfor kan du læse mere herom, men du er velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål hertil.

Ret til indsigt i egne personoplysninger

Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig. Du har ret til at få at vide, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad formålet er hermed, hvor vi har oplysningerne fra, hvor længe vi opbevarer dem, samt hvem vi eventuelt deler dem med.

Ret til at få rettet urigtige personoplysninger

Såfremt DNA Arkitekter behandler urigtige eller vildledende personoplysninger om dig, har du ret til at anmode os om at rette oplysningerne. Ved modtagelse af en sådan anmodning vil vi sørge for at få de pågældende oplysninger tilrettet/slettet. Henvendelse herom kan ske til varde@dnaarkitekter.dk

Ret til at gøre indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en indsigelse fra dig, vurderer vi, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, indtil vi har kontrolleret, om vores legitime interesser går forud for kundens interesser.

Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis du har afgivet et samtykke til os i relation til behandlingen af dine personoplysninger, kan du altid tilbagekalde dette. Vi stopper herefter behandlingen af de personoplysninger, samtykket knytter sig til, hvis der ikke foreligger et andet lovligt grundlag til at behandle personoplysningerne. Henvendelse herom kan ske til varde@dnaarkitekter.com.